Ao entramos em uma escola pelarnprimeira vez, o nosso destino é certo: a secretariarnescolar. É lá que vamos buscar as primeiras informações. Mas, arnsecretaria escolar também é um setor que possui muitas responsabilidades norncotidiano da instituição de ensino.
É lá que são mantidos osrnregistros, arquivos e documentos de todos os envolvidos na escola: alunos,rnprofessores e funcionários. Os trâmites administrativos para que a escolarnfuncione também são realizados pelos que trabalham na secretaria escolar.
Por ser a porta de entrada darninstituição de ensino e também o seu coração, a secretaria escolar precisarnapresentar organização e ter profissionais que possam acolher quem ali chega,rnprecisando de alguma solução.
Mas, com tanto entra e sai ernmuito trabalho a ser feito, será que é possível manter a organização. Sim, érnpossível e, na verdade, essencial. Precisando de ideias? Veja aqui:
- v Tenha o necessário
Não adianta querer organizaçãornsem ter aonde colocar material. Por isso, é fundamental que a secretariarnescolar possua armários, prateleiras e alguns gaveteiros. Caixas organizadoras ernarquivos são excelentes para guardar documentos, de acordo com a necessidade dernacesso. O local também precisa de mesas e cadeiras, dispostos de forma a nãornatrapalhar a circulação.
v Setorize
Cores e etiquetas são aliadas narnsetorização. É importante adotar esse tipo de organização, pois fica bem maisrnfácil achar os documentos quando estão arquivados por tipo (históricos,rnrelatórios, memorandos, certificados e outros papéis que possam ser requeridosrnpor pais, professores ou gestores). Dentro de cada tipo, estude a melhor formarnde arrumá-los: por data ou ordem alfabética.
- v Atenda bem
O atendimento na secretaria devernser cordial e prestativo. Os funcionários precisam estar treinados pararnresolver os problemas que aparecerem, além de saberem discernir o que deve serrnencaminhado à direção ou à coordenação pedagógica. Importante também é atenderrnao telefone. Deixar tocar não é bom para quem liga e nem para quem está junto àrnsecretaria, vendo o descaso dos funcionários com as ligações.
- v Use a tecnologia
Se você parar para pensar, arnsecretaria tem mesmo muito trabalho. Para ajudar no dia a dia, nada melhor do quernapostar na tecnologia. Temos ferramentas disponíveis que podem auxiliar narnorganização e facilitar nosso trabalho, como, por exemplo, o Google drive. Com ele podemos compartilhar arquivos com nossa equipe derntrabalho (ou com todas as escolas da nossa gerência), criando pastas pararnarquivar: formulários atualizados, orientações, leis, entre outros. Tudo podernficar mais fácil de ser consultado. Os pais e alunos podem acessar informaçõesrncomo faltas, notas, boletim escolar, atestado de frequência, através darnplataforma Estudante Online (Que talrnorientar os alunos e pais a utilizarem essa ferramenta?), sem necessidade de irrnaté a escola. Todo mundo sai ganhando.
- v Conserve a organização da secretariarnescolar
Organizar faz parte de umarncultura. Ao invés de perder tempo tendo que arrumar o setor toda hora, ajude arnequipe a manter a organização. Algumas regras valem ouro nessa hora: se tirourndo lugar, coloque onde estava; alguém pediu emprestado; cobre a devolução; se ornpapel não serve mais, descarte. Lembre-se que você não trabalha sozinho. Arnmáxima “eu sei onde está” aqui não vale. Afinal, todos que ali trabalhamrnprecisam saber onde está tudo.
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